4つ切りで使える！電話MEMOシート
会社の電話対応って慣れないと難しいですよね。
皆様はいざ電話を引き継ごうとしてあれ何を伝えればいいんだっけ？
とわからなくなってしまったり、メモが追い付かず情報を聞き逃してしまったり何度も聞き直してしまったりした経験はありませんか？
そんな時に便利なのが電話メモです。是非電話メモを活用して、電話対応をスマートに行いましょう！
こちらの電話メモは無料でダウンロードできます。
1枚の印刷で4枚分が印刷されるので４分割してご利用ください。
電話メモは、電話の内容を整理し、一目でわかりやすくするためのメモです。
電話に出た時に、担当者が不在だったり、担当者が取り込んでいて電話に出ることができない場面があると思います。そんな時に伝えなければならない項目があらかじめ記載されているとスムーズにメモをとる事が出来ます。
電話メモを活用して、スムーズな電話対応をしましょう。
かけて来た相手の会社、名前を書きます。相手の情報は重要です。もし電話中に聞き取れなかった場合は「お電話が遠いようです」「電波の調子が悪いようです」と伝え、もう一度聞き直し、情報が曖昧にならないようにしましょう。
電話があった時間はそれによってメモを受け取った人の対応が変わるので重要です。電話があってから対応までどのくらい時間があったかを把握することで、例えば折り返しがが遅れた場合お詫びを入れるなど対応変化させることができます。
受け取った自分の名前も書きましょう。受付した人の名前がわかるとメモに不明な点が会った時に電話の内容を直接聞く事が出来ます。
どちらかを囲みましょう。メモを見た後、急いで対応しなければいけないかそうでないかがわかるとスムーズに対応できます。色付きのペンを使って強調してみてもいいかもしれません。
電話があっただけなのか、折り返し電話の約束をしているのかチェックをつけていきましょう。メモを受け取った人が、その後どうすればいいのかわかるようにしましょう。
どんな用件の電話なのかわかる範囲で書きましょう。メモを受け取った人が先方との話を進めやすくすることができます。担当者がすぐに電話に出られなさそうな時には、「差し支えなければご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか」と確認し、用件をメモしておきましょう。
この電話メモはA4サイズで印刷し、4分割してご利用いただけます。上下左右にカット目安のラインがあるので、利用してカットください。
沢山印刷をしてクリップで止めておくと便利です。
カット後のサイズは、A6サイズ同等サイズになります。
文字はもちろん、図や線も描きやすいように、点線の方眼マスになっています。
用件欄はメモした内容がわかりやすいよう、点線になっています。また濃度も黒30％程のグレーのラインなっています。
いかがでしたか？この電話メモは無料でダウンロードできます。
電話メモを利用していただき、日々のお仕事のお役に立てれば嬉しく思います。
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